Datenschutz für Hinweisgeber

Informationen zum Datenschutz im Hinweisgebersystem der FIXIT GRUPPE

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist:

Fixit AG
Im Schachen 416
5113 Holderbank
Telefon: +41 62 887 53 00
E-Mail: info@fixit.ch

Personenbezogene Daten

Grundsätzlich ist die Nutzung des Hinweisgebersystems ohne die Angabe personenbezogener Daten möglich. Sie können jedoch im Rahmen des Hinweisgeberprozesses freiwillig personenbezogene Daten bekanntgeben, insbesondere Angaben zu Ihrer Identität, Vor- und Nachname, Land des Wohnsitzes, Telefonnummer oder Emailadresse.

Der von Ihnen gegebene Hinweis kann darüber hinaus personenbezogene Daten Dritter enthalten, auf die Sie sich in Ihrem Hinweis beziehen. Betroffene Personen erhalten die Möglichkeit, sich zu den Hinweisen zu äußern. In diesem Fall werden wir die betroffenen Personen über den Hinweis informieren. Auch in diesem Fall ist Ihre Vertraulichkeit gewahrt, da der betroffenen Person – soweit rechtlich möglich – keine Angaben zu Ihrer Identität gemacht werden und Ihr Hinweis so verwendet wird, dass Ihre Anonymität nicht gefährdet ist.

Zweck und Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Das Hinweisgebersystem ermöglicht es Ihnen, mit uns in Verbindung zu treten und Hinweise zu Compliance- und Rechtsverstössen zu melden. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, um die von Ihnen über das Hinweisgebersystem gemachte Meldung zu prüfen und die mutmaßlichen Compliance- und Rechtsverstöße zu untersuchen. Hierbei kann es vorkommen, dass wir Rückfragen an Sie haben. Dafür nutzen wir ausschließlich die Kommunikation über das Hinweisgebersystem. Hierbei steht für uns die Vertraulichkeit der von Ihnen gemachten Angaben an erster Stelle.

Die entsprechende Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt aufgrund Ihrer bei der Meldung über das Hinweisgebersystem erteilten Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a Europäische Datenschutzgrundverordnung, kurz DSGVO).

Des Weiteren verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, soweit dies zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen notwendig ist. Darunter fallen insbesondere Meldungen von straf-, wettbewerbs- und arbeitsrechtlich relevanten Sachverhalten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).

Schließlich erfolgt die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, sofern dies zur Wahrung berechtigter Interessen des Unternehmens bzw. eines Dritten erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Wir haben ein berechtigtes Interesse an der Verarbeitung der personenbezogenen Daten zur Prävention und Aufdeckung von Verstößen innerhalb des Unternehmens, zur Überprüfung der internen Prozesse auf ihre Rechtmäßigkeit und zur Wahrung der Integrität des Unternehmens.

Sofern Sie uns besondere Kategorien personenbezogener Daten bekanntgeben, verarbeiten wir diese auf der Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO).

Wir beabsichtigen nicht, Ihre personenbezogenen Daten zu anderen als den oben aufgeführten Zwecken zu verwenden. Andernfalls werden wir vorgängig eine entsprechende Einwilligung bei Ihnen einholen.

Weitergabe der personenbezogenen Daten

Die FIXIT GRUPPE ist international tätig und hat Standorte in verschiedenen Ländern inner- und ausserhalb der Europäischen Union. Eine Einsichtnahme der gespeicherten Daten ist ausschließlich durch speziell hierfür autorisierte Personen innerhalb des Unternehmens möglich. Soweit dies zur Erfüllung des hiervor genannten Zwecks erforderlich ist, können auch speziell autorisierte Personen unserer Tochtergesellschaften zur Einsichtnahme berechtigt sein. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn die Untersuchung ihrer Meldung im betroffenen Land durchgeführt wird. Alle zur Einsichtnahme autorisierten Personen sind ausdrücklich zur Vertraulichkeit verpflichtet.

Zur Erfüllung des hiervor genannten Zwecks kann es zudem erforderlich sein, dass wir Ihre personenbezogenen Daten an externe Stellen wie Anwaltskanzleien, Straf- oder Wettbewerbsbehörden, inner- oder ausserhalb der Europäischen Union übermitteln.

Sofern wir Ihre personenbezogenen Daten gruppenintern oder extern weitergeben, wird mittels interner Datenschutzregelungen und/oder entsprechender vertraglicher Vereinbarungen ein einheitliches Datenschutzniveau sichergestellt. In sämtlichen Fällen verbleibt die Verantwortung zur Datenverarbeitung beim Unternehmen.

Dauer der Speicherung

Personenbezogene Daten speichern wir nur so lange, wie es für die Bearbeitung Ihres Hinweises erforderlich ist oder wir ein berechtigtes Interesse an der Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten haben. Eine Speicherung kann darüber hinaus erfolgen, wenn dies durch den europäischen oder nationalen Gesetzgeber zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen, wie etwa Aufbewahrungspflichten, vorgesehen wurde. Anschließend werden sämtliche personenbezogenen Daten gelöscht, gesperrt oder anonymisiert.

Ihre Rechte

Wenn Sie personenbezogene Daten angeben haben, haben Sie ein Recht auf Auskunft, Berichtigung und Löschung der personenbezogenen Daten. Sie können die Verarbeitung zudem einschränken oder ihre Übermittlung an eine andere verantwortliche Stelle verlangen.

Des Weiteren haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten Widerspruch einzulegen.

Sie haben das Recht, Ihre Einwilligungserklärung jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt. Der Widerruf der Einwilligung kann in der Regel nur innerhalb eines Monats nach Erhalt der Meldung erfolgen, da die FIXIT GRUPPE in bestimmten Fällen nach Art. 14 Abs. 3 lit. a DSGVO verpflichtet ist, die beschuldigte Person über die gegen sie erhobenen Vorwürfe und durchgeführten Ermittlungen innerhalb eines Monats zu informieren. Dazu gehört auch die Speicherung, die Art der Daten, die Zweckbestimmung der Verarbeitung, die Identität des Verantwortlichen und – soweit rechtlich erforderlich – des Meldenden, sodass eine Einstellung der Datenverarbeitung oder Löschung der Identifikationsdaten nicht mehr möglich ist. Die Widerrufsfrist kann sich zudem bei einer unmittelbar erforderlichen Einschaltung einer Behörde oder eines Gerichts verkürzen. Denn sobald eine Offenlegung gegenüber der Behörde oder dem Gericht erfolgt ist, befinden sich die Identifikationsdaten sowohl bei der FIXIT GRUPPE als auch in den Verfahrensakten der Behörde oder des Gerichts.

Diese Rechte machen Sie durch eine formlose Mitteilung an die Verantwortliche geltend. Haben Sie das Recht auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung gegenüber uns geltend gemacht, sind wir verpflichtet, allen Empfängern, denen wir die Sie betreffenden personenbezogenen Daten offengelegt haben, diese Berichtigung oder Löschung der Daten oder Einschränkung der Verarbeitung mitzuteilen, es sei denn, dies erweist sich als unmöglich oder ist mit einem unverhältnismäßigen Aufwand verbunden. Auf Verlangen informieren wir Sie über diese Empfänger.

Schließlich steht Ihnen unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat ihres Aufenthaltsorts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, zu, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.

Stand der Datenschutzinformationen:
März 2024